Lãng phí

Trong lĩnh vực bưu chính, tiêu chuẩn hoá bao bì bưu gửi có ý nghĩa quan trọng trong việc tạo tiền đề cho ứng dụng tin học và các trang thiết bị tự động trong quản lý, khai thác, tăng tốc độ chuyển phát, là khâu then chốt để thực hiện mục tiêu nâng cao chất lượng bưu gửi. Bưu chính Việt Nam hiện đã đầu tư hai trung tâm khai thác với hệ thống máy chia thư, chia chọn bưu kiện tự động với kinh phí hàng trăm tỷ đồng. Song do chưa có quy định tiêu chuẩn về kích cỡ bưu gửi cũng như tiêu chuẩn chất lượng cho bao bì bưu kiện nên các hệ thống này hoạt động chưa thực sự hiệu quả, mới chỉ chia chọn tự động chừng 50% số lượng bưu gửi, còn lại vẫn phải chia chọn thủ công.

Theo ông Trần Phương Đông – Phó Giám đốc công ty Bưu chính liên tỉnh và quốc tế (VPS), hiện Bưu chính Việt Nam mới chỉ có quy định về nấc khối lượng tối đa của bưu gửi, chứ chưa có quy định về tiêu chuẩn kích cỡ, chất lượng bao bì bưu gửi, nên tại các bưu cục, giao dịch viên không có căn cứ để chấp nhận hay từ chối bưu gửi khi khách hàng đến gửi. Tại các quầy giao dịch nhân viên bưu chính chỉ kiểm tra độ an toàn của bao bì bưu gửi theo cảm tính. Vì chưa có bao bì riêng nên các bưu cục vẫn tận dụng các loại giấy gói bao xi măng, thùng đựng mì tôm, các loại bao bì đựng thực phẩm để chứa đựng hàng cho khách. Do kích thước hàng gửi đa dạng nên các bưu kiện thường có rất nhiều vật chèn như xốp, vải, giấy báo để đảm bảo độ an toàn. Bao bì tận dụng nên có nhiều màu sắc, chữ viết bên ngoài do vậy tên, địa chỉ người gửi và người nhận thường được viết trên một tờ giấy dán bên ngoài (dễ bị bong, rách trong quá trình khai thác, vận chuyển).

Tình trạng bưu gửi không đạt tiêu chuẩn chất lượng bao bì vẫn được chấp nhận là nguyên nhân chính dẫn đến bưu kiện bị rách, vỡ, suy chuyển nội dung bên trong. Bên cạnh đó, do chưa chuẩn hoá được cách gói bọc, giao dịch viên không kiểm tra, hướng dẫn khách gói bọc hàng cẩn thận, không chuẩn hoá được cách ghi địa chỉ, dẫn đến việc hư hỏng, thất lạc hàng hoá trong quá trình giao nhận. Khi thực hiện khai thác trên máng trượt, kiện to, đè lên kiện nhỏ gây vỡ kiện. Theo số liệu của Viện Kinh tế Bưu điện, số bưu kiện đủ tiêu chuẩn khai thác máy ngày cao nhất khoảng 68%, ngày thấp nhất khoảng 40%. Nhiều người cho rằng, bưu chính muốn ứng dụng tự động hoá để nâng cao chất lượng dịch vụ thì cần phải thực hiện chuẩn hoá trước, nhưng thực tế Bưu chính Việt Nam đã làm ngược lại dẫn đến lãng phí lớn.

Tiêu chuẩn hoá: Liệu có khả thi?

Câu hỏi đặt ra là cần chuẩn hoá bưu gửi theo chuẩn nào, có quá khó hay không? Theo một nghiên cứu của Học viện công nghệ BCVT, Bưu chính một số nước xác định kích thước tối đa và tối thiểu, sao cho tiêu chuẩn bao bì, kích thước bưu phẩm phù hợp với các loại bưu gửi. Ví dụ, tờ A4 có kích thước là 210x297mm, để chứa các tờ giấy đó mà không gấp thì phong bì phải có kích thước 229x324mm. Họ còn quy định về kích thước phong bì bưu gửi để đóng gói thư từ là các tờ giấy A4 gấp đôi và gấp tư. Đồng thời, tiêu chuẩn giấy cũng được quy định để đảm bảo hai yếu tố là bao bì vừa đủ độ bền, chắc để bảo vệ giấy tờ bên trong, vừa phù hợp với thiết kế của máy chia thư và các thiết bị khác trong dây chuyền xử lý. Tiêu chuẩn phong bì cũng được tính toán kỹ về khối lượng để giảm thiểu cước gửi.

Đối với bưu kiện, nhiều nước sử dụng bao bì carton gợn sóng và thùng gỗ kín có đục lỗ để chở hoa quả. Quy chuẩn bao bì được giải quyết theo hai loại: Bao bì sử dụng nhiều lần và bao bì bằng carton gợn sóng. Trong thực tế, kích cỡ bưu kiện được chuẩn hoá theo hướng càng thiết kế nhiều loại thì chất lượng phục vụ khách hàng sẽ càng tốt hơn, nhưng nếu số lượng tăng nhiều quá khiến cho cấu trúc thiết bị xử lý (khay, máng trượt), và thiết bị bốc dỡ sẽ trở nên phức tạp, do đó cần phải hạn chế số lượng kích thước bao bì ở mức tối thiểu nhất. Tổ chức Bưu chính châu Á Thái Bình Dương quy định có 5 kích cỡ cho những bưu kiện gói nhỏ, 4 kích cỡ cho bưu kiện loại vừa, 4 kích cỡ cho bưu kiện loại to, 1 kích cỡ cho loại bưu kiện cực to.

Từ năm 2003, công ty Bưu chính liên tỉnh và quốc tế (VPS) đã đầu tư hệ thống sản xuất phong bì, song không phải trên toàn mạng bưu chính đều dùng các loại phong bì tiêu chuẩn của VPS, bởi vì chưa có quy định nào bắt buộc khách hàng cũng như Bưu điện tỉnh phải sử dụng phong bì chuẩn để gửi bưu điện. “Việc sản xuất phong bì đã được xã hội hoá, do vậy cần phải có một cơ quan quản lý nhà nước về tiêu chuẩn ban hành quy chuẩn về kích cỡ, chất lượng phong bì để bất cứ doanh nghiệp sản xuất lớn, nhỏ nào cũng phải tuân theo”, ông Trần Phương Đông nói.

Đối với bưu kiện có nhiều khó khăn hơn, Bưu chính nhiều nước họ phát không bao bì bưu kiện cho người gửi, một số nước thì bán cho khách hàng tại các điểm giao dịch, hoặc các điểm cung ứng hàng hoá. Ở Việt Nam, bưu kiện vẫn là dịch vụ bưu chính đang bù lỗ, do đó nếu cung cấp miễn phí bao bì bưu chính sẽ càng lỗ nặng hơn.

Hiện có nhiều ý kiến cho rằng, cần coi việc cung cấp bao bì bưu kiện phục vụ cho bưu chính, chuyển phát là một lĩnh vực có cạnh tranh, và doanh nghiệp nào có đủ điều kiện sẽ được sản xuất. Song có một vấn đề đặt ra là, doanh nghiệp phải dự báo sản lượng từng loại bưu kiện thế nào để xác định được phương án sản xuất từng loại bao bì. Để làm được điều này cần phải đánh giá được nhiều thông số như: mối quan hệ giữa trọng lượng và kích thước bưu kiện, tần số xuất hiện các loại bưu kiện, kết cấu chất liệu bao bì phổ biến, dự báo được nhu cầu sử dụng từng loại bưu kiện. Điều này các nhà cung cấp dịch vụ làm được còn khó, cho nên cách doanh nghiệp ngoài khó chen chân vào lĩnh vực này.

Một số ý kiến khác cho rằng, trong khi đợi Nhà nước ban hành được hệ thống tiêu chuẩn, để sử dụng hiệu quả hệ thống khai thác, chia chọn tự động, Bưu chính Việt Nam cần chủ động quy định một tiêu chuẩn thống nhất trên toàn mạng lưới. Khi đó, giao dịch viên có căn cứ đề nghị khách hàng sử dụng phong bì, bao bì bưu kiện đúng tiêu chuẩn.